3 основные проблемы трудовой книжки

Не секрет, что вопрос с трудовой книжкой уже несколько лет заботит умы законодателей. Сейчас готовится на рассмотрение проект об отмене бумажного носителя трудовой книжки и переходе на электронные трудовые книжки. Причем, в первую очередь, по словам Максима Топилина, это позволит решить проблему с поддельными бланками.

Так как отмена бумажной версии трудовой книжки все-таки стоит перед каждым работодателем в перспективе, хотя это и не завтрашняя перспектива, уже сейчас надо разбираться с этим документом, приводя в порядок то, что долгие годы несмотря на существующие нормативные регламенты нарушалось практически в каждой организации.

Знаете ли Вы, что статистика инспекционных проверок и аудиторских экспертных проверок показывает, что:

· 15% бланков являются поддельными…

· 25% бланков являются недействительными или принятыми с нарушением….

· 35% записей о работе некорректно внесены в трудовую книжку и не могут учитываться в страховом стаже на оплату больничного листа

Статистика - это средние показатели. Понятно, что у одних работодателей цифры могут быть более оптимистичными, если отдел кадров работает при приеме трудовой книжки грамотно, а у кого-то эти цифры гораздо хуже среднестатистических.

Итак, приведем несколько примеров, чтобы было понятно, что заявление о том, что нарушения есть практически у всех, не является голословным.

Итак, первое, самое тяжелое, что может быть обнаружено при проведении внутреннего аудита или в худшем случае инспекционной проверки:


Проблема №1. Недействительность бланка.

Почему эту проблему называю именно первой? Потому что это нарушение, которое практически невозможно исправить без потери стажа работника: в лучшем случае частичной потери, в худшем – полной потери стажа.

Как выявить поддельный ли бланк? Нужно его идентифицировать: является ли это бланк образца 2004, 1973, 1918 года? После этого проверить степени защиты этого бланка. Для примера, степенью защиты бланка образца 2004 года является использование специальной прошивочной нити и наличие определенных водяных знаков на каждой странице трудовой книжки. А также дополнительные факторы: разделы, нумерация страниц, серийный номер книжки.

Проверив все эти показатели работодатель может сделать вывод является ли данная книжка действительной или нет.

Если окажется, что на трудовой книжке образца 2004 года таких степеней защиты нет, то данную трудовую книжку работодатель у работника при приеме на работу брать не мог, и тем более не мог по ней считать страховой стаж на оплату больничного листа.

Про то, что у работников «с рук» никогда нельзя было принимать чистые бланки трудовой книжки, надеюсь уже все понимают. Что все бланки должны были проходить официальную процедуру закупки юридическим лицом. Если такой закупки не было, и работнику впервые был оформлен поддельный бланк трудовой книжки, ответственность за это будет нести тот работодатель, чья печать стоит на титульном листе данной трудовой книжки.


Проблема №2. Сам бланк нормальный, но трудовая книжка все-таки является недействительной или не принадлежит конкретно данному работнику, у которого она берется.

Из стандартных примеров: у работника на титульном листе трудовой книжки нет печати юридического лица, либо ФИО и дата рождения, указанная на титульном листе трудовой книжки не соответствует данным паспорта и СНИЛС. Практически в каждой организации есть работники, у которых в паспорте написано одно имя, а в трудовой книжке другое. Например, Наталья и Наталия. Или есть ошибки в отчестве, фамилии и т.д. Самые стандартные ошибки совершаются при указании буквы «ё» и «е», написании таких отчеств как «Геннадьевна», «Вячеславовна» и других.

При этом, по установленной в нормативных актах процедуре вносить исправления в титульный лист трудовой книжки сегодняшний работодатель сам по себе не может, если не он впервые оформлял данную трудовую книжку, а в практике это встречается очень часто. То есть к нарушениям в оформлении трудовой книжки и ее приеме добавляются нарушения в порядке исправления, корректировки записей.


Проблема №3. Некорректно внесенные записи о работе, которые без дополнительных документов, подтверждающих стаж, включаются работодателем в страховой стаж на оплату листа нетрудоспособности.

Сюда можно относить очень много разных примеров, от некорректно указанных наименований организации в заголовке до некорректно внесенных записей «уволен по собственному желанию» или простановке печати отдела кадров, филиалов и т.д.

Поэтому кажется абсолютно разумным пошедшая сейчас практика проведения аудита трудовых книжек и приведение их в соответствие с требованиями законодательства. Все мы знаем, что на восстановление трудовой книжки или стажа требуется порой значительное время, и чем раньше будут собираться документы и исправляться нарушения, тем более подготовленным работодатель войдет в процедуру отмены трудовой книжки и тем более будут шансы по подтверждению стажа работников вашей организации.

 

Аутсорсинг персонала

Нам доверяют